By
quanbn.autoshop Việc setup quán cà phê hay trà sữa là ước mơ của nhiều người, nhưng khi bước vào thực tế, không ít chủ quán tay mơ bị choáng ngợp bởi chi phí setup quán ban đầu quá lớn. Theo khảo sát mới nhất về chi phí setup quán năm 2025, để mở một quán cà phê trung bình tại thành phố có diện tích khoảng 40-50m², chi phí có thể dao động từ 200-500 triệu đồng tùy quy mô và phong cách. Con số này đối với nhiều người là rất lớn, đặc biệt khi họ mới bắt đầu kinh doanh và chưa có nhiều kinh nghiệm trong ngành F&B.
Thực tế cho thấy, có đến 68% các quán mới phải đóng cửa trong năm đầu tiên, trong đó một phần lớn nguyên nhân đến từ việc đầu tư quá nhiều vào cơ sở vật chất ban đầu, dẫn đến áp lực tài chính nặng nề. Điều này đặt ra câu hỏi: Liệu có cách nào để giảm bớt chi phí setup quán mà vẫn đảm bảo chất lượng và trải nghiệm khách hàng?
Câu trả lời là hoàn toàn có thể! Bằng cách lên kế hoạch chi phí setup quán hợp lý và phân chia các hạng mục đầu tư theo độ ưu tiên và mức độ cần thiết, bạn hoàn toàn có thể tiết kiệm đến 40% chi phí ban đầu. Bài viết này sẽ chỉ ra 7 hạng mục có thể đầu tư từ từ, giúp bạn tối ưu ngân sách khi setup quán cà phê.
Trước khi tìm hiểu các hạng mục có thể đầu tư sau, hãy xác định rõ những gì bạn không thể thiếu khi mở quán:
Đây là “trái tim” của quán, quyết định trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Khi tính toán chi phí setup quán, bạn cần đầu tư ngay từ đầu vào:
Vị trí và không gian cơ bản là yếu tố quyết định sự thành công của quán. Chi phí này bao gồm:
Đây là chi phí bắt buộc, không thể cắt giảm và cần thực hiện ngay từ đầu:
Sau khi đã đầu tư vào những hạng mục cốt lõi, bạn có thể tiết kiệm chi phí bằng cách đầu tư từ từ vào 7 hạng mục sau:
Nhiều chủ quán mới thường đầu tư quá mức vào nội thất đắt tiền ngay từ đầu. Thay vào đó, bạn có thể:
Lưu ý quan trọng: Mặc dù tiết kiệm, không gian vẫn cần sạch sẽ, thoáng mát và có phong cách nhất quán. Theo khảo sát, 78% khách hàng coi trọng sự sạch sẽ và thoải mái hơn là nội thất sang trọng.
Bên cạnh thiết bị cốt lõi, khi tính chi phí setup quán, các thiết bị bổ sung có thể đầu tư dần dần:
Theo các chuyên gia setup quán, bạn nên tập trung nguồn lực vào thiết bị ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm chủ lực trước, rồi mới đầu tư vào các thiết bị bổ sung.
Các giải pháp công nghệ có thể đầu tư từ từ theo quy mô phát triển của quán:
Quán có thể bắt đầu với diện tích vừa phải và mở rộng dần:
Thay vì đầu tư vào menu đồ sộ ngay từ đầu:
Nghiên cứu cho thấy 82% khách hàng ưa thích quán có ít món nhưng chất lượng cao và ổn định hơn là quán có nhiều món nhưng chất lượng không đồng đều.
Chi phí nhân sự chiếm khoảng 25-35% chi phí vận hành quán. Bạn có thể tối ưu bằng cách:
Thay vì đầu tư lớn vào marketing ngay từ đầu:
Theo số liệu thống kê, 65% khách hàng tìm đến quán cà phê/trà sữa mới qua lời giới thiệu của bạn bè hơn là qua quảng cáo.
Để áp dụng hiệu quả việc phân bổ chi phí, bạn cần có kế hoạch đầu tư rõ ràng theo từng giai đoạn:
Việc tính toán chi phí setup quán theo giai đoạn sẽ giúp bạn quản lý tài chính hiệu quả hơn. Để minh họa rõ hơn, dưới đây là bảng so sánh chi phí khi đầu tư toàn bộ và đầu tư theo giai đoạn cho một quán cà phê có diện tích 50m²:
| Hạng mục | Đầu tư toàn bộ ngay | Đầu tư theo giai đoạn | Tiết kiệm |
|---|---|---|---|
| Thiết bị pha chế | 150 triệu | 100 triệu (cốt lõi) + 30 triệu (bổ sung sau) | 20 triệu (13.3%) |
| Trang trí nội thất | 120 triệu | 60 triệu (cơ bản) + 40 triệu (nâng cấp dần) | 20 triệu (16.7%) |
| Phần mềm quản lý | 30 triệu | 0 + 25 triệu (sau 6 tháng) | 5 triệu (16.7%) |
| Không gian mở rộng | 50 triệu | 30 triệu (cơ bản) + 15 triệu (mở rộng sau) | 5 triệu (10%) |
| Menu và nguyên liệu | 35 triệu | 20 triệu (cơ bản) + 10 triệu (bổ sung sau) | 5 triệu (14.3%) |
| Nhân sự khởi động | 45 triệu | 25 triệu (tối thiểu) + 15 triệu (bổ sung sau) | 5 triệu (11.1%) |
| Marketing ban đầu | 40 triệu | 15 triệu (cơ bản) + 20 triệu (chuyên sâu sau) | 5 triệu (12.5%) |
| Tổng chi phí | 470 triệu | 280 triệu (ban đầu) + 125 triệu (sau này) | 65 triệu (13.8%) |
Như vậy, với chiến lược đầu tư theo giai đoạn, bạn chỉ cần 280 triệu đồng ban đầu thay vì 470 triệu đồng, tiết kiệm được 190 triệu đồng trong giai đoạn khởi động (tương đương 40.4%). Dù tổng chi phí cuối cùng là 405 triệu đồng, bạn vẫn tiết kiệm được 65 triệu đồng (13.8%) so với đầu tư toàn bộ ngay từ đầu.
Hơn nữa, việc đầu tư theo giai đoạn giúp bạn:
Tiết kiệm chi phí không đồng nghĩa với cắt giảm chất lượng. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:
Mở quán cà phê hay trà sữa không nhất thiết phải đầu tư một khoản tiền lớn ngay từ đầu. Bằng cách xác định đúng những hạng mục cần ưu tiên và có kế hoạch đầu tư theo giai đoạn phù hợp, bạn hoàn toàn có thể tiết kiệm đến 40% chi phí setup quán ban đầu.
Chiến lược “Đầu tư từ từ” không chỉ giúp giảm áp lực tài chính mà còn cho bạn cơ hội học hỏi, điều chỉnh và phát triển quán một cách bền vững hơn. Thay vì đổ hết vốn vào cơ sở vật chất, hãy ưu tiên đầu tư vào chất lượng sản phẩm và dịch vụ – những yếu tố thực sự quyết định sự thành công dài hạn của quán.
Việc quản lý chi phí setup quán hiệu quả sẽ giúp bạn có nhiều nguồn lực hơn để tập trung vào phát triển thương hiệu và dịch vụ. Nếu bạn đang có kế hoạch mở quán và cần tư vấn chi tiết về cách tối ưu chi phí mở quán, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ bởi đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực F&B.
