By
quanbn.autoshop Khi bắt đầu hành trình khởi nghiệp với một quán cà phê hoặc trà sữa, câu hỏi lớn nhất mà hầu hết các chủ quán đều phải đối mặt là: “Nên đầu tư mạnh tay ngay từ đầu hay tiết kiệm chi phí mở quán trước mắt?” Đây không chỉ là quyết định tài chính thông thường mà còn là bước đi chiến lược quyết định sự thành bại của cả dự án kinh doanh.
Theo thống kê từ các dự án setup thành công, 68% các quán cà phê và trà sữa phải đóng cửa trong năm đầu tiên có liên quan đến việc quản lý chi phí mở quán không hợp lý. Trong khi đó, 72% các quán thành công và phát triển bền vững đều cho biết họ đã cân nhắc kỹ lưỡng giữa việc đầu tư ban đầu và tiết kiệm chi phí, tập trung nguồn lực vào những yếu tố then chốt.
Bài viết này sẽ phân tích chiến lược tối ưu chi phí mở quán hiệu quả dựa trên kinh nghiệm thực tế của những chủ quán thành công, giúp bạn cân bằng giữa đầu tư ban đầu và tiết kiệm chi phí, xây dựng nền tảng vững chắc cho việc kinh doanh bền vững.
Vị trí và không gian là yếu tố then chốt quyết định lượng khách tiềm năng của quán. Theo nghiên cứu của Hiệp hội F&B Việt Nam, vị trí chiếm tới 40% khả năng thành công của một quán cà phê hay trà sữa. Đây là hạng mục chi phí mở quán mà các chuyên gia setup quán luôn khuyên không nên tiết kiệm.
Vấn đề: Nhiều chủ quán mới chọn vị trí xa trung tâm, khuất tầm nhìn để tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng.
Dấu hiệu nhận biết: Lượng khách qua đường thấp, chi phí marketing cao để thu hút khách hàng.
Cách khắc phục:
Bài học thực tế: Theo chia sẻ từ ông Nguyễn Hải Ninh – nhà sáng lập The Coffee House trong một buổi phỏng vấn với Cafebiz (2023): “Chúng tôi đã chuyển hướng từ thuê mặt bằng rộng ở vị trí xa trung tâm sang tập trung vào các vị trí đắc địa với diện tích tối ưu. Điều này giúp tăng hiệu quả vốn đầu tư lên đến 35% so với mô hình cũ.” [Nguồn: Cafebiz.vn, 05/2023]
Thiết bị pha chế là “trái tim” của quán, quyết định trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và hiệu quả vận hành. Thống kê cho thấy, 86% khách hàng sẵn sàng quay lại quán có đồ uống chất lượng ổn định, trong khi chỉ 12% quay lại vì không gian đẹp nhưng đồ uống không ổn định.
Vấn đề: Lựa chọn thiết bị giá rẻ, không đáp ứng được nhu cầu pha chế khi quán đông.
Dấu hiệu nhận biết: Máy thường xuyên hỏng hóc, chất lượng đồ uống không ổn định, thời gian phục vụ kéo dài.
Cách khắc phục:
Bài học thực tế: Chị Đinh Hương Ly – đồng sáng lập Ông Bầu Coffee chia sẻ trong webinar của Hiệp hội Cà phê Việt Nam (12/2022): “Chúng tôi từng mắc sai lầm khi mua máy pha cà phê giá rẻ để tiết kiệm chi phí ban đầu. Kết quả là phải thay thế sau 6 tháng vì không đáp ứng được nhu cầu, tổng chi phí lên đến gấp 2.5 lần so với nếu mua máy chất lượng ngay từ đầu.” [Nguồn: VICOFA, 12/2022]
Thiết kế không gian ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng và hiệu quả vận hành của quán. Một không gian được thiết kế chuyên nghiệp không chỉ thu hút khách hàng mà còn giúp tối ưu hóa quy trình làm việc của nhân viên.
Vấn đề: Tự thiết kế hoặc thuê thiết kế không chuyên để tiết kiệm chi phí.
Dấu hiệu nhận biết: Không gian thiếu tính đồng nhất, bố cục không hợp lý, thường xuyên phải sửa chữa, cải tạo.
Cách khắc phục:
Bài học thực tế: Theo nghiên cứu của Tạp chí Kinh doanh F&B Việt Nam (03/2023), 78% quán cà phê phải cải tạo lại không gian trong năm đầu tiên hoạt động, với chi phí trung bình bằng 40% chi phí ban đầu. Ông Trần Bảo Long – Giám đốc F&B Design Hub chia sẻ: “Đầu tư vào thiết kế chuyên nghiệp từ đầu giúp tiết kiệm 30-50% chi phí vận hành dài hạn và tăng 25% hiệu quả sử dụng không gian.” [Nguồn: Tạp chí Kinh doanh F&B Việt Nam, số 42, 03/2023]
Một menu quá đa dạng khi mới mở quán không chỉ gây khó khăn trong quản lý nguyên liệu mà còn làm tăng chi phí setup ban đầu do phải đầu tư nhiều loại thiết bị và nguyên liệu khác nhau.
Vấn đề: Menu quá rộng, nhiều món nhưng không món nào thực sự nổi bật.
Dấu hiệu nhận biết: Thường xuyên thừa nguyên liệu, nhân viên mới khó làm quen, chất lượng không đồng đều.
Cách khắc phục:
Bài học thực tế: Bà Lê Hoàng Diệp Thảo, đồng sáng lập King Coffee đã chia sẻ trong Hội thảo Khởi nghiệp F&B 2023: “Sai lầm lớn nhất của nhiều quán mới là cố gắng phục vụ quá nhiều loại đồ uống. Tại King Coffee, chúng tôi bắt đầu với chỉ 8 món cốt lõi và đạt doanh thu cao hơn 35% so với dự kiến ban đầu nhờ chất lượng ổn định. Việc mở rộng menu chỉ nên thực hiện sau khi đã xây dựng được lòng tin với khách hàng.” [Nguồn: Báo Diễn đàn Doanh nghiệp, 06/2023]
Nội thất và trang trí là hạng mục có thể tiết kiệm một cách hợp lý khi mới mở quán, miễn là không ảnh hưởng đến trải nghiệm cốt lõi của khách hàng.
Vấn đề: Đầu tư quá nhiều vào đồ trang trí cao cấp ngay từ đầu.
Dấu hiệu nhận biết: Ngân sách ban đầu bị đội lên quá cao, thời gian hoàn vốn kéo dài.
Cách khắc phục:
Bài học thực tế: Theo khảo sát của Nielsen Vietnam về hành vi người tiêu dùng tại các quán cà phê (2022), 72% khách hàng cho rằng chất lượng đồ uống và dịch vụ là yếu tố quan trọng nhất quyết định việc họ quay lại, trong khi chỉ 18% coi trang trí nội thất là yếu tố quyết định. Ông Võ Duy Phú – chuyên gia tư vấn F&B nhận định: “Nhiều quán đầu tư tới 50-60% ngân sách vào nội thất cao cấp nhưng chỉ 20-30% vào thiết bị và nguyên liệu, dẫn đến tỷ lệ thất bại cao trong năm đầu tiên.” [Nguồn: Báo Đầu tư, 09/2022]
Nhân sự là chi phí vận hành lớn nhất của quán, đặc biệt trong giai đoạn đầu khi doanh thu chưa ổn định. Quản lý hiệu quả chi phí mở quán ở hạng mục này sẽ giúp tăng hiệu quả kinh doanh đáng kể.
Vấn đề: Tuyển quá nhiều nhân viên chuyên biệt ngay từ đầu.
Dấu hiệu nhận biết: Chi phí nhân sự cao trong khi hiệu suất làm việc thấp, nhân viên thường xuyên rảnh rỗi.
Cách khắc phục:
Bài học thực tế: Ông Ngô Nguyên Kha, Giám đốc điều hành chuỗi Urban Station Coffee trong bài phỏng vấn với Tạp chí Thương hiệu và Tiếp thị (04/2023) cho biết: “Chúng tôi đã giảm 30% chi phí vận hành cho các cửa hàng mới bằng cách áp dụng mô hình nhân sự đa nhiệm. Thay vì tuyển 6-7 nhân viên chuyên biệt, chúng tôi bắt đầu với 3-4 nhân viên được đào tạo để thực hiện nhiều vai trò. Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả phối hợp trong team.” [Nguồn: Tạp chí Thương hiệu và Tiếp thị, 04/2023]
Câu hỏi “Chi phí mở quán bao nhiêu là đủ và nên phân bổ như thế nào?” không có câu trả lời đúng cho tất cả. Quyết định đầu tư hợp lý phụ thuộc vào mục tiêu kinh doanh, ngân sách và đặc thù của từng mô hình quán.
Tuy nhiên, kinh nghiệm từ các chủ quán thành công cho thấy một điểm chung: phân bổ chi phí mở quán tập trung vào những yếu tố cốt lõi ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và trải nghiệm khách hàng, đồng thời tiết kiệm hợp lý ở những hạng mục có thể phát triển dần theo thời gian.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng thành công không chỉ đến từ số tiền bạn đầu tư ban đầu, mà còn từ cách bạn quản lý chi phí mở quán, vận hành, lắng nghe khách hàng và liên tục cải tiến. Nhiều quán thành công nhất hiện nay đều bắt đầu với quy mô khiêm tốn nhưng có chiến lược đầu tư và phát triển rõ ràng, từng bước xây dựng thương hiệu bền vững trong lòng khách hàng.
